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SAESA es un programa diseñado para el manejo administrativo y comercial de una estación de servicio automotriz, que ofrece productos y servicios variados, como son: suministro de combustibles, accesorios, repuestos y servicios para automóviles, además de productos para el consumo humano.

El enfoque del programa está en el servicio al cliente, control en la fijación de precios de venta de los combustibles, la optimización del manejo de los inventarios y cartera, y el control del dinero que se maneja en los diferentes puntos de venta dentro de la estación.

Es un sistema integral, muy fácil de manejar y que permite minimizar los errores humanos y hacer mas eficiente la administración de la estación de servicio.

Ventas, Facturación y Cartera
El sistema permite hacer ventas a crédito y de contado, de combustibles, productos varios y servicios. La facturación se realiza mediante un sistema de punto de venta (POS) con soporte total para código de barras. El sistema de cartera permite imprimir los recibos de pagos de los clientes y controla la cartera por concepto de ventas a crédito. El costo de la mercancía vendida también se obtiene del sistema al igual que la valoración del inventario en cualquier momento dado.

Clientes
Mantiene información de los clientes que garantice una atención personalizada de acuerdo a sus hábitos de consumo, gusto o necesidades específicas. Es así como se pueden manejar todo tipo de clientes de acuerdo a las políticas comerciales que se establezcan en la estación de servicio: clientes con un cupo de crédito, clientes que manejen anticipos, clientes que prepagan su consumo y clientes que compran de contado. La información que se maneja del cliente es amplia y detallada en cuanto a sus necesidades de servicio, automóviles, conductores y gustos particulares en la forma de mantener la relación comercial con este y así garantizar su satisfacción.

Cuadre de Turnos
Mediante el ingreso, al finalizar cada turno, de la numeración referente a la lectura de las mangueras y la información referente al inventario en islas, y el ingreso permanente de las ventas a crédito de productos de islas, el sistema le indicará de manera rápida cuanto dinero en efectivo debe ser liquidado por los isleros al finalizar su turno.

Cuadre Diario
Diariamente SAESA le ayudará a cuadrar caja, permitiéndole conocer el resumen de los ingresos generales y los egresos de caja. Adicionalmente, mediante el ingreso de las consignaciones a cuentas propias de la estación, el sistema mantiene un control total sobre el efectivo.

Es así como SAESA ayuda a manejar la estación de servicio en forma organizada y segura, tener la información necesaria para la toma de decisiones muchas veces trascendentales para el negocio, mantener satisfechos a los clientes proporcionándoles una atención personalizada, mantener un control del personal y del efectivo que se maneja en los puntos de venta y un manejo eficiente de los recursos e inventarios.

Fijación de precios de venta del combustible
El sistema permite hacer un análisis detallado de las diferentes variables que influyen sobre el precio de los combustibles con el fin de poder determinar el precio que deberá fijarse para su venta de tal forma que garantice una operación exitosa manteniendo a la estación dentro del mercado con precios competitivos. Esta herramienta se basa en la tabla UPME y en la resolución expedida por el Ministerio de Minas y Energía cada mes.

Fijación de precios de los productos
Los precios de los productos diferentes a los combustibles son fijados con la ayuda del sistema, el cual sugiere un precio de venta al público basado en el margen que se le haya establecido a cada producto y al último precio de compra. Aunque el sistema sugiere un precio, permite que el administrador lo establezca de acuerdo a su criterio, estrategias de mercado, experiencia, nivel de rotación o cualquier otro parámetro. También se define el IVA a cobrar en cada producto permitiendo manejar diferentes porcentajes de IVA según el producto.

Liquidación de facturas de compra de combustible
SAESA es una herramienta eficaz en la verificación de los valores facturados por el proveedor del combustible por conceptos de combustible, transporte, pérdida por evaporación e impuestos. De esta manera se controla eficientemente que los valores cobrados sean los correctos, se lleva un control de los impuestos por pagar (sobre tasa e impuesto global) y simultáneamente se ingresan los combustibles al inventario de combustibles en tanques.

Inventarios
El manejo de inventarios se hace dependiendo del tipo de producto y del lugar físico en que se encuentre dentro de la estación de servicio.

El inventario de combustibles en tanques se afecta con el ingreso de combustibles y el movimiento diario de mangueras, permitiéndole conocer diariamente los índices de variación de los sobrantes o faltantes.

El Inventario de productos varios permite mantener controlado el inventario en el almacén principal y en cada una de las islas (o puntos de venta) en todo momento. A cada producto se le asigna una cantidad mínima y máxima para así controlar las existencias de inventario en su nivel óptimo.

Saesa tiene más de 50 reportes diferentes y la opción de generar sus propios reportes.

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